设置Office文档自动保存 从容应对意外关机

对于经常使用Office文档办公的用户来说,最担心的莫过于因断电或故障导致的电脑意外关机,如果你没有养成定时保存文档的习惯,在意外发生时,往往有可能一天的工作成果都付诸东流。所以我们应该未雨绸缪,提前针对我们的Office文档做好预防措施,在意外发生时,就能将数据损失降到最低。

措施一、设置Office文档为自动保存
以Excel 2010为例,开启自动保存的方法是在Excel中 选择文件 - 选项 - 保存。
1、设置“自动保存恢复信息时间间隔”,这个时间设置的越短越好,例如可以设置为1分钟,这是允许设置的最短时间。
2、需要勾选“如果我没保存,请保留上次自动保留的版本”项;
3、同时建议把”默认文件位置“修改到非系统盘。

设置Office文档自动保存

例如,将上面的时间间隔设置为1分钟时,每隔一分钟,Excel将为我们自动保存刚刚修改的文件,如果你退出Excel时没有手动保存,下次再次打开这个文件时可以进行恢复。

当然,微软官方同时指出,自动保存作为辅助功能,是无法取代用户的手动保存的,因此养成及时手动保存文档的好习惯非常重要。

措施二、把文档同步保存到网盘
虽然Office提供了自动保存功能,但不排除因为硬件问题,导致硬盘数据丢失,这样即使有自动保存也无济于事。为了防止万一,我们可把文档保存的位置设置为网盘目录,借助网盘的云同步功能,将文档备份到网盘服务器上,最大化保证数据安全。

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以Excel为例,修改文件保存位置的方法是在Excel中 选择“文件” - “选项” - “保存“,将”默认文件位置“修改到网盘目录即可,这样以后新建的Excel文件都会默认保存到华为网盘。

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